Privacybeleid

1. Wie verwerkt jouw gegevens

Nivo Media is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via deze website, via onze social media kanalen en tijdens onze dienstverlening worden verwerkt.

Nivo Media, gevestigd aan Voorbeeldstraat 1, 1234 AB Amsterdam, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 12345678, btw-identificatienummer NL123456789B01, bereikbaar via info@nivomedia.nl en +31 6 41833599.

Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld, omdat wij daartoe niet verplicht zijn. Vragen over privacy komen rechtstreeks bij de eigenaar terecht en worden binnen vijf werkdagen beantwoord.

2. Welke gegevens wij verwerken

Wij verwerken alleen gegevens die nodig zijn om contact met je te onderhouden, een offerte uit te brengen, een opdracht uit te voeren of aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen.

• Contactgegevens: naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer en het onderwerp en de inhoud van je bericht.
• Klantgegevens: adresgegevens, KvK-nummer, btw-nummer, bankrekeningnummer en factuurgegevens.
• Beeld- en geluidsmateriaal: opnamen waarop jij, je medewerkers of je klanten herkenbaar in beeld of hoorbaar zijn.
• Accountgegevens: toegang tot social media accounts en advertentieaccounts die je aan ons verstrekt om ons werk te kunnen doen.
• Websitegegevens: IP-adres in verkorte vorm, browsertype, bezochte pagina's, bezoekduur en de pagina waarvandaan je binnenkwam, uitsluitend wanneer je toestemming hebt gegeven voor analytische cookies.

3. Grondslagen voor de verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend op basis van een van de grondslagen uit artikel 6 van de Algemene verordening gegevensbescherming.

• Uitvoering van een overeenkomst: voor alles wat nodig is om een opdracht voor te bereiden, uit te voeren en te factureren.
• Wettelijke verplichting: voor de fiscale bewaarplicht van administratie en facturen.
• Gerechtvaardigd belang: voor het onderhouden van contact met bestaande klanten, voor beveiliging van onze systemen en voor het verbeteren van onze dienstverlening. Wij wegen daarbij steeds af of jouw belang niet zwaarder weegt.
• Toestemming: voor het plaatsen van analytische en marketingcookies, voor het gebruik van jouw beeldmateriaal in ons portfolio en voor het toesturen van commerciële berichten. Toestemming kun je altijd intrekken.

4. Beeldmateriaal en portretrecht

Videoproductie brengt met zich mee dat mensen herkenbaar in beeld komen. Wij gaan daar zorgvuldig mee om. Voordat wij iemand herkenbaar filmen, vragen wij mondeling of schriftelijk toestemming en leggen wij uit waar het materiaal voor gebruikt wordt.

Wil iemand niet in beeld, dan filmen wij die persoon niet. Wordt toestemming achteraf ingetrokken, dan verwijderen wij het materiaal uit de kanalen die wij beheren en uit onze eigen uitingen, binnen tien werkdagen na de melding. Materiaal dat al door derden is gedeeld, valt buiten onze invloedssfeer, maar wij helpen waar mogelijk met verwijderverzoeken.

Beeldmateriaal wordt niet verkocht of doorgegeven aan derden voor commerciële doeleinden buiten de opdracht om.

5. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld.

• Contactaanvragen die niet tot een opdracht leiden: twaalf maanden na het laatste contact.
• Klantgegevens en correspondentie tijdens een lopende samenwerking: gedurende de looptijd en daarna twee jaar.
• Facturen en administratie: zeven jaar, op grond van de fiscale bewaarplicht.
• Ruwe opnamen: twaalf maanden na oplevering, tenzij anders afgesproken. Eindmontages bewaren wij zolang de samenwerking loopt en dragen wij bij beëindiging over.
• Cookievoorkeuren: twaalf maanden, waarna opnieuw om je keuze wordt gevraagd.

6. Delen met derden

Wij delen gegevens alleen wanneer dat noodzakelijk is voor onze dienstverlening of wanneer de wet ons daartoe verplicht. Met alle partijen die namens ons gegevens verwerken, sluiten wij een verwerkersovereenkomst.

• Hostingpartij en e-mailprovider voor de website en zakelijke correspondentie.
• Boekhoudsoftware en accountant voor facturatie en administratie.
• Social media platforms en advertentienetwerken waarop wij in jouw opdracht content plaatsen of campagnes beheren.
• Cloudopslag voor het uitwisselen en archiveren van beeldmateriaal.

Sommige van deze partijen kunnen gegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte. In dat geval baseren wij die doorgifte op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie of op een geldig adequaatheidsbesluit. Wij verkopen nooit gegevens aan derden.

7. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang. De website werkt uitsluitend via een beveiligde verbinding. Accounts zijn voorzien van sterke, unieke wachtwoorden en waar mogelijk tweefactorauthenticatie. Beeldmateriaal wordt opgeslagen in afgeschermde mappen die alleen toegankelijk zijn voor betrokken medewerkers.

Toegang tot jouw social media accounts vragen wij altijd via de beheerdersfunctie van het platform, zodat wij nooit jouw persoonlijke wachtwoord in bezit hebben en je onze toegang met één klik kunt intrekken.

Vermoed je een datalek of een beveiligingsprobleem, meld dat dan direct via info@nivomedia.nl. Wij onderzoeken elke melding en beoordelen binnen tweeënzeventig uur of melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens en aan betrokkenen nodig is.

8. Jouw rechten

Je hebt op grond van de privacywetgeving een aantal rechten die je op elk moment kunt uitoefenen.

• Inzage in de persoonsgegevens die wij van je verwerken.
• Rectificatie van onjuiste of onvolledige gegevens.
• Verwijdering van gegevens, voor zover wij die niet wettelijk moeten bewaren.
• Beperking van de verwerking wanneer je de juistheid betwist of bezwaar hebt gemaakt.
• Bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
• Overdraagbaarheid van gegevens die je zelf hebt aangeleverd, in een gangbaar bestandsformaat.
• Intrekking van eerder gegeven toestemming, zonder gevolgen voor verwerkingen die daarvoor plaatsvonden.

Een verzoek stuur je naar info@nivomedia.nl. Wij reageren binnen vier weken. Om misbruik te voorkomen kunnen wij vragen om aanvullende gegevens waarmee wij je identiteit kunnen vaststellen. Ben je het niet eens met onze reactie, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

9. Cookies op deze website

Deze website plaatst functionele cookies die nodig zijn om de site te laten werken en om jouw cookievoorkeur te onthouden. Analytische en marketingcookies plaatsen wij pas nadat je daar toestemming voor hebt gegeven via de cookiemelding. Een volledige beschrijving van de categorieën vind je in ons cookiebeleid.

10. Geautomatiseerde besluitvorming en profilering

Wij nemen geen besluiten met rechtsgevolgen op basis van geautomatiseerde verwerking. Bij het beheren van advertentiecampagnes maken de platforms zelf gebruik van algoritmes om advertenties te tonen aan groepen gebruikers. Wij stellen daarbij doelgroepkenmerken in op basis van interesses, locatie en gedrag, maar wij beoordelen geen individuele personen en koppelen die gegevens niet aan onze eigen administratie.

11. Wijzigingen in dit privacybeleid

Wij passen dit privacybeleid aan wanneer onze werkwijze, onze leveranciers of de wetgeving daarom vragen. De actuele versie staat altijd op deze pagina, met de datum van laatste wijziging bovenaan. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij bestaande klanten actief per e-mail.

Contact over dit document

Heb je een vraag over de inhoud van deze pagina, neem dan contact op via info@nivomedia.nl of bel +31 6 41833599. Wij reageren binnen vijf werkdagen inhoudelijk op je vraag.

Nivo Media, gevestigd aan Voorbeeldstraat 1, 1234 AB Amsterdam, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 12345678, btw-identificatienummer NL123456789B01, bereikbaar via info@nivomedia.nl en +31 6 41833599.